ΚΟΡΩΝΟΪΟΣ – Εργαλεία τηλεργασίας

από | Μαρ 18, 2020 | Μη κατηγοριοποιημένο | 0 Σχόλια

Αθήνα, 16 Μαρτίου 2020

Εργαλεία τηλεργασίας

για επιχειρήσεις και εργαζομένουςi

Φλόρεντς Τσελάιii, Data Strategist & Engineer, Μέλος ΕΠΙ3iii

Τις τελευταίες εβδομάδες, μια νέα πραγματικότητα έχει εδραιωθεί στις ζωές μας:

  • Πρώτο μέλημα όλων είναι να προστατέψουμε την υγεία και τις ζωές των οικογενειών μας και κατ’ επέκταση της ελληνικής κοινωνίας από την εξάπλωση του κορονοϊού, περιορίζοντας τις μετακινήσεις και κοινωνικές επαφές στο ελάχιστο, και δουλεύοντας από το σπίτι σε όποιες περιπτώσεις είναι εφικτό.

  • Δεύτερο μέλημα είναι η προσαρμογή σε αυτόν τον εγκλεισμό. Ιδανικά, η καλύτερη προσαρμογή.

Το να δουλεύει κανείς από το σπίτι, αποτελεί μια πρωτόγνωρη εμπειρία τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για τους υπαλλήλους τους. Εργοδότες και εργαζόμενοι καλούνται να υλοποιήσουν το έργο τους εξ’ ολοκλήρου απομακρυσμένα, αλλά και να μεταφέρουν όλη την εργασιακή τους καθημερινότητα τους εκτός γραφείου: λόγου χάρη τις απρόοπτες συναντήσεις (το λεγόμενο water- cooler talk), την κατά πρόσωπο επικοινωνία, την πρόσβαση σε «χειροπιαστούς» φακέλους με έγγραφα, τη διαχείριση μιας ομάδας εργαζομένων. Η υιοθέτηση του remote working έχει αποτελέσει στρατηγική κατεύθυνση για πολλές επιχειρήσεις τα τελευταία χρόνια χωρίς όμως να έχει επιτευχθεί επειδή ακριβώς είναι πολύπλοκη και επίπονη διαδικασία. Είναι άλλωστε πρωτίστως θέμα κουλτούρας και δευτερευόντως θέμα τεχνικών και εργαλείων. Η επιβολή της καραντίνας ωστόσο, μπορεί να είναι ένα καλό πρώτο βήμα στην κατεύθυνση αυτή.

Κάθε επιχείρηση ανάλογα με το μέγεθος της και τη φύση του έργου που απαιτείται, έχει διαφορετικές δυνατότητες τηλεργασίας. Μπορεί όμως σίγουρα να αξιοποιήσει μεθόδους και εργαλεία ώστε μέρος του καθημερινού έργου να διεκπεραιωθεί απομακρυσμένα.

Παρακάτω θα σταχυολογήσουμε ορισμένα εργαλεία που μπορούν να κάνουν την τηλεργασία πραγματικότητα.

 

1ο Βήμα: Αρχική οργάνωση και χαρτογράφηση αναγκών

Το πρώτο βήμα είναι η χαρτογράφηση των διαδικασιών που είναι απαραίτητο να συνεχιστούν:

  • Ποιο είναι το λιγότερο δυνατό για να συνεχίσει να λειτουργεί η επιχείρηση;

  • Εάν αφορά υπηρεσίες, τι μπορεί να προσφερθεί ηλεκτρονικά;

Με αυτούς τους στόχους, προχωράμε στο πόσα και ποια άτομα της ομάδας συνεχίζουν να εργάζονται απομακρυσμένα.

Λαμβάνουμε υπόψη τις οδηγίες των αρχών για τις άδειες, με σεβασμό σε γονείς και εκείνους που φροντίζουν μέλη ευπαθών ομάδων.

2ο Βήμα: Project & Task Management

Η ψηφιοποίηση των δραστηριοτήτων είναι το 2ο σημαντικό βήμα. Μπορεί μάλιστα να αποτελέσει και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα μετά το πέρας της κρίσης αυτής.

Στις εφαρμογές διαχείρισης των καθημερινών εργασιών και του συντονισμού μια ομάδας, υπάρχει μεγάλος συνωστισμός λύσεων και ο μεγαλύτερος κίνδυνος είναι το λεγόμενο accidental complexity.

Παραθέτουμε τρεις διαφορετικής ευκολίας και συνθετότητας επιλογές:

  1. Μπορεί κάποιος να ξεκινήσει από τα απλούστερα δυνατά εργαλεία όπως μια to-do list εφαρμογή σαν το Google Keep ή ένα spreadsheet δραστηριοτήτων και να χρησιμοποιεί κάτι πιο περίπλοκο μόνο αν χρειαστεί

  2. Ως μεσαία λύση προτείνονται το Trello ή το Asana (με δωρεάν βασικές εκδοχές) στις οποίες μπορεί κάποιος να προσθέσει συγκεκριμένα άτομα ως μέλη σε δραστηριότητες που τα αφορούν, προθεσμίες, ένα ή παραπάνω αρχεία, και να κατηγοριοποιήσει δραστηριότητες ανά χαρακτηριστικό (label / tag).

  3. Για προχωρημένες απαιτήσεις, τα πιο περίπλοκα και ακριβά εργαλεία όπως το Jira ή το Zoho, προσέχοντας πάντα να μην σπαταληθεί πολύτιμος χρόνος στην προσπάθεια ενσωμάτωσης τους και εν τέλει να “χαθεί” κανείς στην πολυπλοκότητα τους.

Εμείς προτείνουμε πάντα τη λογική “start small and simple”.

3ο Βήμα: Επικοινωνία

Σε πρώτο στάδιο, μιλάμε απλά για την επικοινωνία μεταξύ συνεργατών. Σε επόμενο στάδιο, η επικοινωνία αφορά προσεγγιστικά τη μεταφορά της “εμπειρίας του γραφείου ” online.

  1. Τα γνωστά σε όλους μας social media διευκολύνουν την ανεπίσημη εσωτερική επικοινωνία. Facebook Messenger, Facebook Groups, Viber, WhatsApp είναι εφαρμογές που χρησιμοποιούνται από όλες τις ηλικίες, και έτσι δεν χρειάζεται να μάθει κάποιος/α να χειρίζεται ένα νέο interface. Το σημαντικό πλεονέκτημα αυτών των εργαλείων είναι αφενός η απλότητα τους και αφετέρου το γεγονός ότι οι περισσότεροι εργαζόμενοι τα έχουν ήδη εγκατεστημένα. Επιπλέον υπάρχουν διαθέσιμες τόσο σε mobile όσο και σε desktop εφαρμογές.

  2. Για πιο δομημένη επικοινωνία, υπάρχουν δωρεάν και μη επιλογές. 

  • Για εταιρικούς χρήστες της Google Suite, υπάρχει η επιλογή του Google Hangouts Chat (κείμενο) και Hangouts Meet (voice ή/και video), που έως τον Ιούλιο των 2020 θα παρέχονται δωρεάν. Πέραν των 1-1 συναντήσεων ή μικρών ομάδων, η παροχή αφορά και μεγαλύτερες συναντήσεις έως 250 συμμετεχόντων ανά κλήση, live streaming σε κοινό 100.000 θεατών και τη δυνατότητα καταγραφής και αποθήκευσης online συναντήσεων.

  • Για εταιρικούς χρήστες του Microsoft Office 365, υπάρχουν τα αντίστοιχα εργαλεία όπως το SharePoint Online, Microsoft Teams, Yammer Experience. Λόγω του κορονοϊού, η Microsoft προσφέρει μια εξάμηνη δωρεάν δοκιμή της σουίτας αυτής.

  1. Από εκεί και πέρα, υπάρχουν πιο εξεζητημένα εργαλεία που παρέχουν την έννοια του meeting room online και προσφέρουν τη δυνατότητα dial -μέσω τηλεφώνου, πρόσβαση με pin σε συγκεκριμένο online meeting room κλπ. Παραδείγματα αποτελούν τα: Zoom, GoToMeeting, Cisco WebEx κ.α.

4ο Βήμα: On-line επεξεργασία σε έγγραφα – Online Collaborative Editing

Κυρίαρχος στις εφαρμογές γραφείου online (επεξεργασία κειμένου, λογιστικών φύλλων, παρουσιάσεων κλπ) είναι οι εφαρμογές της Google όπως ενδεικτικά τα Docs, Sheets και Slides.

Το πραγματικά ελκυστικό με τα εργαλεία της Google είναι πως δουλεύουν σε όλες τις πλατφόρμες, παρέχουν τη δυνατότητα offline εργασίας όταν δεν υπάρχει σύνδεση στο διαδίκτυο έστω και στιγμιαία, πολλά άτομα μπορούν να δουλεύουν την ίδια στιγμή στα ίδια αρχεία και υπάρχει μονίμως διαθέσιμο ιστορικό αλλαγών για να γίνονται οι απαραίτητες αναιρέσεις αλλαγών  (άρα γλιτώνουμε τα πάμπολλα συνημμένα αρχεία σε emails με αριθμούς έκδοσης π.χ. presentation v1.5, 1.6 κλπ). Οι δε αντίστοιχες εφαρμογές στις κινητές πλατφόρμες είναι πλήρεις λειτουργιών και πολύ καλά υλοποιημένες.

Αντίστοιχες εφαρμογές υψηλής ποιότητας προσφέρει και η Microsoft, μέσω των mobile εφαρμογών της.

5ο Βήμα: Online Workspace

Το επόμενο βήμα, και πιο μακροπρόθεσμο που αποτελεί στρατηγική επιλογή, είναι η μεταφορά της εμπειρίας του γραφείου online, γι’αυτό έχει καθιερωθεί ο όρος “online workspace”. Πολλές εφαρμογές έχουν βασιστεί σε αυτή την απλή αναλογία.

  • Για μικρές / μικρομεσαίες επιχειρήσεις, το Slack είναι μια καλή λύση, καθώς προσφέρει την έννοια του “καναλιού”: κάθε ζήτημα αποκτά τον δικό του συγκεκριμένο χώρο συζητήσεων και διευκολύνει την επικοινωνία των συνεργατών. Έχει δωρεάν εκδοχή που επιτρέπει μόνο κλήσεις ανά 2 άτομα, χωρίς video. H minimum συνδρομή ανέρχεται στα $6.25 ανά μήνα ανά χρήστη και παρέχει τη δυνατότητα κλήσεων με ήχο, βίντεο και μοίρασμα οθόνης έως και 15 άτομα, περισσότερη ευελιξία και 10 GB περιθώριο για αποθήκευση αρχείων ανά άτομο.

  • Για καλύτερη οργάνωση των συνομιλιών, υπάρχει το Doodle, που βοηθά να ζητήσεις τη διαθεσιμότητα ατόμων για μια συνάντηση. Ένα γκάλοπ και η συνεννόηση εξαρχής μπορεί να γλιτώσει εντάσεις και τριβή.

6ο Βήμα: CRM – Διαχείριση Πελατολογίου

Εργαλεία όπως το Pipedrive και το Zoho είναι τα πλέον απλά και καθιερωμένα για διαχείριση του pipeline των πελατών μιας επιχείρησης αφενός επειδή είναι απλά, αφετέρου επειδή είναι πλήρη σε λειτουργικότητα χωρίς να έχουν την πολυπλοκότητα και το κόστος άλλων εργαλείων όπως το Salesforce.

Από αρκετούς, χρησιμοποιείται το απλό και φθηνό Pipedrive ως πρώτο βήμα, αφού δίνει τη δυνατότητα σχεδιασμού του Pipeline των πελατών κατά το δοκούν και με ευκολία, σύμφωνα με τη φιλοσοφία του kanban.

Για επικοινωνία με πελάτες μέσω «φορμών» αξίζει να αναφερθεί το απλό και εύχρηστο Google Form. Αν θέλετε να δώσετε τη δυνατότητα στους πελάτες σας να επικοινωνούν μαζί σας χωρίς να χρειαστείτε web developer για να σας φτιάξει μια καινούργια σελίδα στο website σας, μπορείτε σε 5 λεπτά να φτιάξετε μια φόρμα στο Google Form, να μοιραστείτε το link με τους πελάτες σας, και τα μηνύματα θα συλλέγονται άμεσα και οργανωμένα σε ένα spreadsheet.

i Disclaimer: Αυτό το περιεχόμενο δεν συνδέεται με, δεν υποστηρίζεται, δε χορηγείται από τις εταιρίες που αναφέρονται σε αυτό και η ΕΠΙ3 δεν είναι υπεύθυνη για τέτοιους σκοπούς.

ii Ο Φλόρεντς Τσελάι έχει μεγάλη εμπειρία στον τομέα της έρευνας, της μηχανικής και της ηγεσίας σε ολόκληρη την αλυσίδα εφοδιασμού δεδομένων: από τη μοντελοποίηση και την εφαρμογή αλγορίθμων μηχανικής μάθησης και τη διαχείριση παραγωγής μεγάλων αγωγών δεδομένων. Έχει συνεργαστεί με δεκάδες επιχειρήσεις στους τομείς της προβλεπτικής ανάλυσης, της έρευνας αγοράς και του προϋπολογιστικού σχεδιασμού (Deutsche Telekom, BASF, GfK, XING κλπ). Χειρίζεται τον ιστό Python (Flask / Django, Gunicorn), το οικοσύστημα δεδομένων (NumPy, Pandas, ScikitLearn, Keras, TensorFlow) και Java / Scala. Τέλος, έχει αναπτύξει Η δωρεάν ψηφιακή εφαρμογή Διοφάντη που επιτρέπει στους δημοσιογράφους  μέσω της διαδικτυακής πλατφόρμας Δι@ύγεια,  να ερευνούν και να παρακολουθούν τη διαχείριση του δημόσιου χρήματος.

iii Η Επιστημονική Επιτροπή Επιχειρηματικότητας (ΕΠΙ3) δημιουργήθηκε από τη Netrino, ως ένα προηγμένο συνεργατικό περιβάλλον σημαντικών επιστημόνων & εμπειρογνωμόνων που τους ενώνει η αγωνία τους για την ανάπτυξη της Επιχειρηματικότητας. Αποτελεί πρωτοβουλία στο πλαίσιο της Κοινωνικής Υπευθυνότητας και στηρίζεται στην εθελοντική συμμετοχή.